1.       بعد وصول كتاب التبليغ للمناقص الذي يبين الفترة الزمنية المحددة للتبليغ وقيمة الرسوم والطوابع وقيمة كفالة حسن التنفيذ

2.       يحضر المناقص صاحب الشركة او الشخص المفوض والمحدد بالعرض المقدم من قبل الشركة او شخص أخر غير الشخص المفوض والمحدد بالعرض المقدم والمؤكد عليه بموجب كتاب تفويض

3.       يدفع المناقص الرسوم المحددة ويقدم كفالة حسن التنفيذ حيث يتم ذلك في قسم التأمينات والتبليغ

4.       يقوم موظف التبليغ بختم نسخ أمر الشراء (الاتفاقية) بخاتم التبليغ ويتولى تعبئة المعلومات المطلوبة في الكفالة (رقمها وقيمتها واسم البنك الذي أصدرها) وكذلك معلومات الوصل المالي ( قيمة رسوم الطوابع ، رسوم التعهد العدلي ، رقم الوصل المالي )

5.       يقوم المفوض بالتوقيع بتعبئة ( اسم الشركة،اسم المفوض نفسه، تاريخ دفع الرسوم وهو تاريخ التبليغ) على النسخ الثلاثة ثم يختمها بختم الشركة ويوقعها

6.       ترسل المعاملة كاملة إلى المدير العام أو أحد المفوضين بالتوقيع لتوقيعها نيابة عن الطرف الحكومي لتصبح بعدها الاتفاقية ملزمة للطرفين

7.       يحصل المناقص على نسخة اصلية واحدة من أمر الشراء (الاتفاقية) ونسخة من قرار الإحالة

8.       يقوم قسم الديوان بأرشفة وحفظ النسختين الأصليتين

كفالة حسن تنفيذ وفقا للكلاشية التي حددت مسبقا بدعوة العطاء